Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

WORKSPACE.PM ist eine Plattform für Unternehmen und Organisationen. In aller Regel nutzen Sie den Dienst über die Organisation, die Ihnen den Zugang bereitstellt. Datenschutzrechtlich sind dabei zwei Konstellationen zu unterscheiden, die diese Erklärung getrennt behandelt.

1. Rollen und Verantwortlichkeit

a) Verarbeitung im Auftrag Ihrer Organisation. Für die Inhalte und Daten, die innerhalb eines Arbeitsbereichs verarbeitet werden — etwa Projekte, Aufgaben, Kommentare, hochgeladene Dokumente sowie die darin enthaltenen personenbezogenen Daten —, ist die jeweilige Organisation (der Kunde) der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Die AMNAU GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Kunden als Auftragsverarbeiterin gemäß Art. 28 DSGVO.

Den hierfür erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) schließt der Kunde selbst in der Anwendung ab: Ein berechtigter Administrator hinterlegt im Verwaltungsbereich unter /admin/avv die Angaben des Verantwortlichen und der weisungsberechtigten Kontakte und erzeugt den verbindlichen Vertrag, der revisionssicher in der Historie abgelegt und als Dokument bereitgestellt wird. Ohne abgeschlossenen AVV sollte der Dienst nicht mit personenbezogenen Daten produktiv genutzt werden.

Betreffen Ihre Anliegen (z. B. Auskunft oder Löschung) solche Inhaltsdaten, wenden Sie sich bitte an Ihre Organisation als Verantwortliche; wir unterstützen sie hierbei als Auftragsverarbeiterin.

b) Eigene Verarbeitung durch AMNAU. Für den Betrieb der Konten, die Vertragsabwicklung, die Abrechnung, die Sicherheit der Plattform sowie die Kommunikation mit den Kontoinhabern ist die AMNAU GmbH selbst Verantwortliche. Die folgenden Abschnitte beschreiben diese Verarbeitung.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebenen eigenen Verarbeitungen ist die AMNAU GmbH (Anschrift siehe Impressum). In Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter datenschutz@amnau.de.

3. Welche Daten wir als Verantwortliche verarbeiten

• Konto- und Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle sowie die Zuordnung zu Ihrer Organisation.
• Nutzungs- und Protokolldaten: IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite oder Aktion und User-Agent — zur Sicherstellung von Betrieb, Stabilität und Sicherheit.
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: gebuchtes Paket, Laufzeit, Zahlungsstatus und Rechnungsangaben. Die Zahlungsabwicklung erfolgt bei kostenpflichtigen Verträgen ggf. über einen Zahlungsdienstleister.
• Kommunikationsdaten: Angaben, die Sie uns bei Support- und Helpdesk-Anfragen übermitteln.
• Integrationsdaten: Sofern Sie oder Ihre Organisation optionale Integrationen aktivieren (z. B. Microsoft Teams, Microsoft 365, Single Sign-On), verarbeiten wir die dafür notwendigen Identitäts- und Zugriffsdaten im Umfang der erteilten Berechtigungen.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung und zur Verwaltung Ihres Kontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einem sicheren, stabilen und missbrauchsfreien Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, etwa handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

5. Unterauftragsverarbeiter

Für Hosting und Betrieb der Plattform setzen wir sorgfältig ausgewählte, nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebundene Unterauftragsverarbeiter ein. Die jeweils aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter ist Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags (Anlage) und kann dort eingesehen werden.

6. Hosting und Speicherort

Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union bzw. in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet durch AMNAU nicht statt; ausgenommen sind von Ihnen bzw. Ihrer Organisation aktiv aktivierte Integrationen (siehe Abschnitt 8).

7. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. lokalen Speicher ein, um Sie während einer Sitzung angemeldet zu halten und Ihre Einstellungen zu speichern. Diese sind gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht einwilligungspflichtig. Cookies zu Marketing- oder Trackingzwecken setzen wir nicht ein.

8. Weitergabe an Dritte und Drittlandübermittlung

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder von Ihrer Organisation veranlasst ist. Aktivieren Sie oder Ihre Organisation optionale Integrationen (z. B. Microsoft Teams oder Microsoft 365), können hierbei Daten an den jeweiligen Anbieter — je nach Anbieter auch in Drittländer — übermittelt werden. Dies erfolgt auf Veranlassung und Verantwortung Ihrer Organisation und auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln).

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungs- pflichten dies verlangen. Inhaltsdaten innerhalb eines Arbeitsbereichs werden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Weisungen Ihrer Organisation gelöscht. Abrechnungs- und Vertragsdaten bewahren wir im Rahmen der gesetzlichen Fristen auf.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Betrifft Ihr Anliegen die Inhaltsdaten innerhalb eines Arbeitsbereichs, ist Ihre Organisation als Verantwortliche der richtige Ansprechpartner. Für die von AMNAU in eigener Verantwortung verarbeiteten Daten wenden Sie sich an datenschutz@amnau.de. Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

11. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen — unter anderem Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen und eine strikte Trennung der Arbeitsbereiche verschiedener Kunden. Die Einzelheiten sind in den technischen und organisatorischen Maßnahmen als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag beschrieben.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.